Strategischer Sparringpartner und operative Unterstützung

Krankenhausinformationssysteme zählen zu den anspruchsvollsten und komplexesten Unternehmens-IT-Systemen. Mit ihrer Vielzahl an Schnittstellen, regulatorischen Anforderungen und sicherheitskritischen Prozessen gehören Krankenhausinformationssysteme zu den anspruchsvollsten IT-Lösungen überhaupt. Sie verbinden medizinische, pflegerische und administrative Prozesse, kommunizieren mit einer Vielzahl spezialisierter Anwendungen und bilden das digitale Rückgrat eines modernen Krankenhauses. Gleichzeitig sind sie über viele Jahre historisch gewachsen und eng mit den Abläufen einer Klinik verzahnt. Ein Umstieg auf ein neues System ist eine ernsthafte Herausforderung für alle Beteiligten.

Genau an dem Punkt stand auch die Gesundheitswelt Chiemgau AG. Nach einer umfangreichen Einführung des neuen Krankenhausinformationssystems musste der produktive Betrieb bereits aufgenommen werden, obwohl zahlreiche Teilprojekte noch nicht vollständig abgeschlossen waren. Das Altsystem konnte nicht länger betrieben werden und nach dem Test-Umstieg gab es praktisch kein Zurück mehr. Manche organisatorische Prozesse waren noch nicht etabliert, zahlreiche Module noch nicht fertiggestellt, und die Menge an Supportanfragen legten jede vernünftige Projektarbeit lahm.

Der laufende Betrieb konnte in dieser Phase nur durch den außergewöhnlichen Einsatz des internen KIS-Teams um IT-Leiter Gerhard Niedermeiyer sowie das hohe persönliche Engagement einzelner Projektbeteiligter auf Seiten der Systempartner sichergestellt werden. Eine ebenso wichtige Rolle spielten die klinisch tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die das neue System trotz bestehender Kinderkrankheiten tagtäglich in der Patientenversorgung einsetzten und die damit verbundenen zusätzlichen Aufwände mit großem Engagement auffingen. Da das kein Dauerzustand sein konnte, wurde letztlich eine externe Projektleitung ausgeschrieben und ascendo als Beratungspartner ausgewählt.

Die zu bewältigende Aufgabe war klar:

Das Krankenhausinformationssystem in einen stabilen Regelbetrieb zu überführen, offene Projekte erfolgreich abzuschließen und die Zusammenarbeit zwischen allen Systempartnern nachhaltig zu stärken.

„Krankenhausinformationssysteme gehören zu den komplexesten IT-Landschaften überhaupt. Gerade deshalb braucht es Partner, die nicht nur Technologie verstehen, sondern Management, Orga-nisation und Menschen zusammenbringen. Genau diese Rolle haben wir in diesem Projekt übernommen – als strategischer Spar-ringspartner und operative Entlastung.“

Über die Gesundheitswelt Chiemgau

Die Gesundheitswelt Chiemgau AG mit Sitz in Bad Endorf zählt zu den führenden Gesundheitsunternehmen in Südostbayern. Unter ihrem Dach vereint sie mehrere spezialisierte Kliniken, ambulante Rehabilitationszentren sowie Einrichtungen für Prävention und Gesundheitsförderung. Zum Unternehmensverbund gehören unter anderem die Simssee Klinik, die Klinik St. Irmingard, die Klinik ChiemseeWinkel, die Ambulanten Reha- und Gesundheitszentren Rosenheim, sowie die Chiemgau Thermen, sowie das Hotel Ströbinger Hof.

Mit rund 1.300 Mitarbeitenden bietet die Unternehmensgruppe ein breites medizinisches Leistungsspektrum – von Akutmedizin und Rehabilitation über Psychosomatik bis hin zu Prävention und Gesundheitsförderung. Mehrheitsgesellschafter der börsennotierten Gesundheitswelt Chiemgau AG ist die Marktgemeinde Bad Endorf.

Die Größe der Unternehmensgruppe, die Vielzahl medizinischer Fachbereiche und die über Jahre gewachsene Systemlandschaft machen deutlich, warum ein leistungsfähiges Krankenhausinformationssystem für den täglichen Klinikbetrieb von zentraler Bedeutung ist.

Mehr als klassische Projektberatung

Strategischer Sparringspartner und operative Entlastung

Von Beginn an war klar, dass die Herausforderung weit über eine klassische Projektleitung hinausgeht.

Neben der strategischen Begleitung des Managements mussten gleichzeitig zahlreiche operative Themen koordiniert, priorisiert und umgesetzt werden. ascendo übernahm deshalb bewusst zwei Rollen gleichzeitig. Auf Managementebene begleiteten Manuel Kathofer und Christian Eller Vertreter des Aufsichtsrates und die Vorstand und Geschäftsführung im Lenkungsausschuss als strategische Sparringspartner. Risiken wurden frühzeitig bewertet, Handlungsoptionen entwickelt und fundierte Entscheidungsgrundlagen geschaffen.

Parallel wurden punktuelle Teilprojekte definiert und mit den jeweils am besten geeigneten Personen eigenständig vorangetrieben und umgesetzt. Ascendo stellte dabei genau die Spezialisten zur Verfügung, die im jeweiligen Projektabschnitt benötigt wurden.

So entwickelte z.B. ein Data Analyst von ascendo ein gemeinsames Dashboard zur Konsolidierung der unterschiedlichen Ticketsysteme und schuf erstmals vollständige Transparenz über Ticketqualität, Bearbeitungszeiten und Supportkennzahlen.

Mit Michael Böhmer übernahm ein erfahrener Therapeut und Digitalisierungsexperte die Leitung des Teilprojekts zur Einführung des Therapie-Controlling-Tools. Gemeinsam mit Ärzten, Therapeuten und Softwarepartnern wurden Prozesse definiert, Anforderungen spezifiziert und die Umsetzung bis zur erfolgreichen Einführung begleitet.

Diese Kombination aus Managementberatung, operativer Projektleitung und hochspezialisierter Fachkompetenz erwies sich als wesentlicher Erfolgsfaktor und entlastete die Organisation nachhaltig.

„ascendo hat unser Projekt nicht nur fachlich begleitet. Das Team hat Struktur geschaffen, Risiken frühzeitig aufgezeigt und uns sowohl strategisch als auch operativ spürbar ent-lastet. Genau diese Kombination hat den Unterschied ge-macht.“

Aus Einzelmaßnahmen wurde ein systematischer KIS-Betrieb

Ein stabiles Krankenhausinformationssystem entsteht nicht allein durch leistungsfähige Software. Ebenso wichtig sind klare Verantwortlichkeiten, transparente Supportprozesse und ein strukturiertes Zusammenspiel aller Projektpartner.

Daher wurde gleich zu Beginn die Optimierung und Standardisierung der Supportorganisation als ein wesentliches Teilprojekt definiert. Im Mittelpunkt standen zunächst die Analyse und Konsolidierung der unterschiedlichen Ticketsysteme. Erstmals wurden sämtliche Ticketdaten systemübergreifend ausgewertet und in einem zentralen Support-Dashboard zusammengeführt. Dadurch konnten Ticketaufkommen, Bearbeitungszeiten und Supportqualität transparent dargestellt und kontinuierlich verbessert werden.

In mehreren Workshops mit IT, Support und Fachbereichen entstand anschließend ein standardisierter KIS-Support- und Updateprozess, der heute den sicheren Betrieb und die koordinierte Zusammenarbeit aller Beteiligten unterstützt. Das von ascendo bereitgestellte Support Dashboard liefert dem KIS-Team auf Knopfdruck eine Übersicht über den aktuellen Stand aller Tickets, mit Kategorie, Priorität, Status und Bearbeiter und anderer relevanter Informationen, und dient heute als zentrales Steuerungselement im Support-Betrieb.

Ein weiterer Meilenstein war der Aufbau eines validen Testsystems. Durch einen vollständigen Produktivdatenabzug und Abgleich der Systeme konnten zukünftige Updates erstmals unter realistischen Bedingungen getestet werden. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse flossen unmittelbar in standardisierte Testpläne, Testprotokolle sowie verbindliche Vorgehensweisen für zukünftige Auslieferungen ein.

Darüber hinaus unterstützte ascendo bei der Definition organisatorischer Rahmenbedingungen, entwickelte Vorschläge für Serverpatching-Prozesse, beriet bei offenen Service-Level-Agreements und verankerte den KIS-Supportprozess dauerhaft im Qualitätsmanagementsystem.

Bereits nach wenigen Monaten wurden die ersten Erfolge sichtbar. Supportkennzahlen entwickelten sich positiv, Bearbeitungszeiten wurden transparenter und die Zusammenarbeit über alle beteiligten Systempartner hinweg konnte nachhaltig gestärkt werden.

„ascendo hat unsere Organisation und komplexe Systemland-schaft schnell verstanden. Durch die strukturierte Vorgehens-weise und das bereitgestellte Support-Dashboard konnten wir unsere Prozesse deutlich transparenter gestalten und unser Team spürbar besser steuern.“

Digitalisierung konsequent weiterentwickelt

Parallel zur Stabilisierung des KIS-Betriebs wurden wichtige fachliche Teilprojekte erfolgreich umgesetzt oder entscheidend vorangebracht. Ziel war es, digitale Lösungen nicht isoliert einzuführen, sondern sie sinnvoll in bestehende klinische und administrative Prozesse zu integrieren und damit einen nachhaltigen Mehrwert für Mitarbeitende und Patienten zu schaffen.

Automatisiertes Therapie-Controlling

Ein wesentlicher Schwerpunkt war die Einführung des Therapie-Controlling-Tools. Gemeinsam mit Ärzten, Therapeuten und den beteiligten Softwarepartnern wurden fachliche Anforderungen erarbeitet, Prozesse abgestimmt und die Lösung implementiert. Nach erfolgreicher Bereitstellung auf Test- und Produktivsystem folgten Anwenderschulungen sowie die Begleitung der Inbetriebnahme.

Das neue System verbessert die Planung, Steuerung und Auswertung therapeutischer Leistungen und unterstützt die Fachbereiche bei einer transparenten und wirtschaftlichen Therapieplanung.

Online Patientenportal

Mit dem digitalen Patientenportal wurde ein weiterer wichtiger Baustein der digitalen Patientenkommunikation umgesetzt. Die Lösung wurde zunächst für die Bereiche Psychosomatik und Traumatologie eingeführt und bildet die Grundlage für weitere Ausbaustufen.

Patientinnen und Patienten profitieren künftig von einer einfacheren digitalen Kommunikation, während gleichzeitig administrative Prozesse effizienter gestaltet werden.

Ausbau der Telematikinfrastruktur

Auch die gesetzlich geforderten Anwendungen der Telematikinfrastruktur wurden konsequent weiterentwickelt. Im Projekt konnten die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), des elektronischen Rezepts (eRezept) sowie des Versichertenstammdatenmanagements (VSDM) erfolgreich umgesetzt werden.

Damit wurden regulatorische Anforderungen erfüllt und gleichzeitig die Digitalisierung administrativer Abläufe weiter vorangetrieben. Weitere TI-Anwendungsfälle können mit den nächsten Updates nun darauf aufgesetzt werden.

Orthopädische Privatambulanz

Ein weiteres Teilprojekt war die Einführung der Orthopädischen Privatambulanz. Gemeinsam mit allen Projektpartnern wurde eine Systemauswahl getroffen, Projektstruktur, Prozesse und Verantwortlichkeiten definiert und in kürzester Zeit die organisatorischen Voraussetzungen für einen erfolgreichen Betrieb geschaffen.

„Für uns war wichtig, dass Digitalisierung nicht nur technisch funktioniert, sondern den Klinikalltag tatsächlich verbessert. ascendo hat die Anforderungen unserer Fachbereiche verstan-den und gemeinsam mit allen Beteiligten in praktikable Lösun-gen überführt.“

Ergebnisse auf einen Blick

• ✔ Stabilisierung des produktiven KIS-Betriebs
• ✔ Optimierung der Supportorganisation vom Fachanwender bis zum Hersteller
• ✔ Transparente Supportkennzahlen durch ein zentrales Dashboard
• ✔ Standardisierte Test- und Updateprozesse
• ✔ Verankerung der IT-Prozesse im Qualitätsmanagement-System
• ✔ Realisierung eines Systems für die Orthopädische Privatambulanz
• ✔ Einführung eines Therapie-Controlling-Tools
• ✔ Einführung des Patientenportals
• ✔ Ausbau der Telematikinfrastruktur
• ✔ Strategische Beratung und Unterstützung bei weiteren Digitalisierungsinitiativen
• ✔ Nachhaltige Stärkung der Zusammenarbeit zwischen allen Projekt- und Systempartnern

Ausblick auf neue Möglichkeiten

Die Digitalisierung im Gesundheitswesen steht aktuell vor einem tiefgreifenden Wandel. Mit dem Rückzug von SAP aus dem klassischen Krankenhausinformationssystem-Markt und dem rasanten Fortschritt Künstlicher Intelligenz entstehen neue technologische Möglichkeiten für Krankenhäuser. Viele heute etablierte Systemlandschaften werden sich in den kommenden Jahren verändern. Gleichzeitig eröffnen innovative Plattformen und KI-gestützte Assistenzsysteme die Chance, klinische und administrative Prozesse künftig grundlegend neu zu denken.

Auch diese Entwicklungen wurden im Rahmen des Projekts bereits gemeinsam bewertet. Neben der erfolgreichen Stabilisierung des bestehenden KIS-Betriebs richtete sich der Blick deshalb bewusst auch auf zukünftige Handlungsoptionen und technologische Entwicklungen. Die Gesundheitswelt Chiemgau verfolgt diese Entwicklungen aufmerksam und wird neue Lösungen dort prüfen, wo sie einen nachhaltigen Mehrwert für Mitarbeitende, Patienten und die Organisation schaffen können.

„Komplexe Digitalisierungsprojekte benötigen mehr als techni-sches Know-how. Entscheidend ist, Strategie, Organisation und operative Umsetzung miteinander zu verbinden. Unser Anspruch ist es, unsere Kunden so zu begleiten, dass sie nicht nur aktuelle Herausforderungen meistern, sondern auch für zukünftige Ent-wicklungen gut aufgestellt sind.“

Fazit

Die Einführung eines Krankenhausinformationssystems endet nicht mit dem Go-live. Erst wenn Prozesse etabliert, Verantwortlichkeiten geklärt, Teilprojekte abgeschlossen und alle Beteiligten wirkungsvoll zusammenarbeiten, entsteht ein geordneter Regelbetrieb.

„Für uns war nicht nur entscheidend, dass einzelne Projekte erfolgreich umgesetzt wurden. Entscheidend ist, dass wir heute deutlich strukturierter zusammenarbeiten, unsere Pro-zesse transparenter sind und wir den weiteren Weg der Digita-lisierung mit größerer Sicherheit gestalten können. Genau da-bei war ascendo ein verlässlicher Partner.“

Innerhalb eines rund einjährigen Transformationsprojekts begleitete ascendo die Gesundheitswelt Chiemgau als strategischer Sparringspartner des Managements, als operative Entlastung der IT und als Projektpartner für zahlreiche Digitalisierungsinitiativen. Bereits nach wenigen Monaten wurden die ersten Verbesserungen sichtbar – organisatorisch ebenso wie anhand messbarer Kennzahlen im Support und Projektbetrieb.

Das Ergebnis ist kein abgeschlossenes Digitalisierungsprojekt, sondern eine Organisation mit klaren Prozessen, transparenten Verantwortlichkeiten und einem Krankenhausinformationssystem, das heute deutlich strukturierter betrieben und kontinuierlich weiterentwickelt werden kann.

Oder anders gesagt:

Aus einem komplexen KIS-Projekt wurde ein geordneter und stabiler Regelbetrieb – mit klaren Prozessen, gestärkter Zusammenarbeit und der nötigen Ruhe, um die nächsten Schritte der Digitalisierung aktiv gestalten zu können.

Auf diesem Weg wünschen wir der Gesundheitswelt auch weiterhin alles Gute und stehen bei Herausforderungen jederzeit zur Verfügung.